Datenschutzerklärung des Universitätschores Dresden e.V.

§ 1 Allgemeines

1. Diese Datenschutzordnung regelt die Grundzüge der Datenerhebung, der Datenverarbeitung und der Datennutzung personenbezogener Daten, die im Rahmen der Verwaltung des Universitätschores Dresden e.V. anfallen.

2. Personenbezogene Daten im Sinne des Abs. 1 sind Daten, die bei der Mitgliederverwaltung des Vereines erhoben werden müssen.

3. Die grundlegenden rechtlichen Regelungen finden sich im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das in seiner jeweiligen Fassung Anwendung findet.

§ 2. Verantwortliche Stelle:

Universitätschor Dresden e.V.

Technische Universität Dresden
01062 Dresden

Vorstandsvorsitzender

Philipp Stadler

Universitätschor Dresden e.V.

Technische Universität Dresden
01062 Dresden

§ 3. Datenerhebung

1. Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein (Kontaktdaten s. §2) folgende personenbezogene Daten auf:

1. Vor- und Nachname

2. vollständige Postanschrift

3. Telefonnummer

4. E-Mail-Adresse

5. Status Student/Nichtstudent

6. Stimmgruppe im Chor

1. Die Mitgliedschaft kann nur dann erworben werden, wenn in die Erfassung der persönlichen Daten eingewilligt wird. Die genannten Daten werden für die Mitgliedschaft im Universitätschor Dresden e.V. erhoben und gespeichert.
   Das Mitglied kann die Einwilligung schriftlich jederzeit widerrufen. Dies hat aber zur Folge, dass die Mitgliedschaft im Universitätschor Dresden e.V. gestrichen werden muss, da die Datenspeiche-rung hierfür erforderlich ist. Die Streichung erfolgt zu der in der Beitragsordnung des Universitäts-chores Dresden e.V. festgeschriebenen Kündigungsfrist.

§ 4 Datenspeicherung

1. Die gemäß § 2 (1) erhobenen Daten werden im vereinseigenen EDV-System des Universitätschores Dresden e.V. gespeichert. Jedem Mitglied des Vereins wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet.

Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Sonstige Informationen zu den Mitgliedern und Informationen über Nichtmitglieder werden vom Verein grundsätzlich nur verarbeitet oder genutzt, wenn diese der Förderung des Vereinszwecks nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung oder Nutzung entgegenstehen würde.

2. Zusätzlich zur Datenspeicherung wird das in Papierform vorliegende Beitrittsformular aus Gründen der Nachweispflicht papiergebunden archiviert. Auch diese personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

3. Schriftliche Kontaktaufnahmen (z.B. Briefe) der Mitglieder mit der Geschäftsstelle werden ebenso papiergebunden archiviert.

4. Für weitere personenbezogene Daten und für solche, die in den Vereinspublikationen und Online-Medien veröffentlicht werden sollen, ist eine schriftlicher Einwilligungserklärung des Mitgliedes unter Beachtung des Art. 7 DSGVO notwendig. Dazu ist ein entsprechendes Formblatt des Vereins vom Mitglied zu unterschreiben. Die Entscheidung zur Erhebung weiterer personenbezogener Daten und deren Veröffentlichung trifft das Mitglied freiwillig. Das Einverständnis kann das Mitglied jederzeit ohne nachteilige Folgen mit Wirkung für die Zukunft in Textform gegenüber dem Vereinsvorstand widerrufen (Kontakt siehe §2).

§ 5 Datennutzung und -verwendung

1. Die erhobenen und erfassten Daten werden ausschließlich zum Zweck der Vereinsverwaltung erhoben und gespeichert.

2. Die Daten dürfen im Rahmen ihre Zweckbestimmung in einer automatisierten Datei (Verwaltungssoftware) gespeichert werden. Im Rahmen der Implementierung und/oder Wartung der Verwaltungssoftware ist ein Zugriff durch den Hersteller der Verwaltungssoftware möglich. Hierbei werden die gesetzlichen Vorgaben, insbesondere zur Auftragsdatenverarbeitung eingehalten. Mit dem Hersteller der Verwaltungssoftware wird eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach § 62 BDSG geschlossen.

3. Die Weitergabe von persönlichen Daten erfolgt nur nach vorheriger Einwilligung. Eine Veröffentlichung von Mitgliederdaten (z.B. Mitgliederverzeichnis) im Internet oder auf anderen Publikationswegen erfolgt nicht.

4. Die gespeicherten Daten werden ohne Zustimmung des Betroffenen nicht an Personen oder Institutionen außerhalb des Vereins (insbesondere für Werbezwecke) weitergegeben oder in sonstiger Weise zugänglich gemacht. Innerhalb des Vereins darf die Weitergabe der Daten nur nach Maßgabe dieser Datenschutzordnung erfolgen.

5. Vorstandsmitglieder und die studentische Hilfskraft, die mit der Mitgliederverwaltung beauftragt ist, haben vollen Zugriff auf die Mitgliederdaten. Mitglieder mit besonderen Beauftragungen (z. B. Stimmgruppenführer und Notenwarte) können nur auf die Teile der Mitgliederdaten zugreifen, die für die Erfüllung der spezifischen Aufgaben des jeweiligen Mitgliedes erforderlich sind.

6. Den unter Abs. 5 genannten Personen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu verarbeiten oder zu nutzen (Datengeheimnis). Vor Aufnahme ihrer Tätigkeit sind diese Personen auf das Datengeheimnis gem. § 53 BDSG zu verpflichten.

7. Als eingetragene Hochschulgruppe des Studentenwerkes Dresden e.V. ist der Verein verpflichtet, ggf. Vor- und Nachnamen und Matrikelnummern seiner studentischen Mitglieder an das Studentenwerk Dresden e.V. zu melden (z.B. bei Beantragung von Fördergeldern). Bei Mitgliedern des Vorstandes werden ggf. weitere Daten übermittelt:

Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Funktion im Verein.

§ 6 Beendigung der Mitgliedschaft: Sperrung und Löschung von Mitgliedsdaten

1. Beim Austritt aus dem Verein werden die erhobenen personenbezogenen Daten des Mitglieds aus der Mitgliederdatenverwaltung gelöscht und nicht weiter verwendet.

2. Personenbezogene Daten, die die Kassenverwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt. Sie werden zugriffsgeschützt archiviert.

§ 7 Rechte der Mitglieder

1. Das Mitglied hat das Recht auf Auskunft des Vereins über seine gespeicherten Daten sowie auf deren Berichtigung und Löschung (sofern nicht Art. 6, Abs. 1, lit b) oder lit. f) DSGVO betroffen ist). Dieses bezieht sich auch auf eine Einschränkung der Datenverarbeitung oder einen Widerspruch gegen eine Datenübermittlung.

2. Auskunftsersuchen nach § 34 BDSG sind schriftlich in formloser Art an den Vorstand des Universitätschores Dresden e.V. zu richten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

E. Engelhardt

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§ 9 Beschwerderecht

1. Das Mitglied hat ein Beschwerderecht nach Maßgabe des Art. 77 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde.

§ 10 Beschluss und Änderung der Datenschutzordnung

1. Diese Datenschutzordnung wird durch den Vorstand des Universitätschores Dresden e.V. beschlossen und den Mitgliedern durch Veröffentlichung auf der Internetseite und per E-Mail bekannt gegeben.

2. Änderungen können nur durch schriftlichen Antrag von mindestens einem Mitglied gegenüber dem Vorstand beantragt werden. Der Vorstand berät über den Änderungsantrag zum Termin der nächsten Sitzung und verfügt ggf. die Änderung der Datenschutzordnung.

§ 11 Schlussbestimmungen

Sofern Teile oder einzelne Formulare dieser Datenschutzordnung der geltenden Rechtslage nicht, nicht mehr oder nicht vollständig entsprechen sollten, bleiben die übrigen Teile der Ordnung in ihrem Inhalt und ihrer Gültigkeit davon unberührt.

Diese Datenschutzordnung wurde auf der Sitzung des Vorstandes des Universitätschores Dresden e.V. am 23.05.2018 in Dresden vom Vorstand beschlossen und tritt sofort in Kraft.